FONS I COL·LECCIONS

FONS I COL·LECCIONS

Tots els arxiu de la xarxa disposem de fons documentals i col·leccions que ens han estat donades en un moment o altres de la història de l’arxiu. Les entrades i la manera de classificar-los durant aquests anys no han estat possiblement sempre iguals.

A l’Arxiu de Sant Just per incorporar aquests fons al GIAM i alhora poder contestar l’enquesta de Diputació que agrupa (Fons i col·leccions) -no com la de la Generalitat que separa FONS i COL·LECCIONS- vam crear el codi 300 després del 200 que inclou els Fons públics no municipals.

De vegades les col·leccions de documents que un particular ens fa arribar poden estar constituïdes per 3 estampes de comunió per ex., o per un exemplar de la revista que editaven a la seva escola, o per la correspondència de l’avi mentre era al front, o les escriptures guardades durant anys per aquella persona... Què us he d’explicar que no sapigueu.

D’entrada hi ha documents que serien del FONS PERSONAL del donador, creats per ell o per algú de la seva família –ja seria un FONS PATRIMONIAL- i un seguit de documents que ens dóna a l’arxiu que no ha creat ell, que simplement ha RECOLLIT, en alguns casos sense crear una col·lecció ad hoc, com il faut... hi ha usuaris recollidors de mena que t’ho porten tot, i diuen “fes el que vulguis”. Ja fa temps que generalment optem per “reconduir” aquests documents recollits pel donador que no ha creat ni ell ni la seva família cap al fons del productor. Ex. Si un usuari em porta publicitat comercial d’una botiga de la població, la situaria dins d’un Col·lecció que anomenem publicitat comercial fent constar sempre la procedència i el donador, en el moment de realitzar el registre. Si en aquesta documentació “recollida” pel particular hi localitzem revistes, o llibres de comptes d’una entitat de la qual ell n’ha format part o bé com a membre de junta o com a soci, ho redirigim al FONS o COL·LECCIÓ de documents que tenim d’aquesta entitat, fent constar sempre alhora de fer el registre la seva procedència.

Aquesta manera de fer, ara ens genera dubtes. Ho estem fent bé? Vosaltres a casa vostra ho feu de la mateixa manera?

Fer-ho així ens permet eliminar l’exemplar d’una revista, un recordatori de bateig, un tríptic promocional, una memòria anual, etc. Que podríem tenir a 6 fons/col·leccions personals o d’entitats que ens han fet donació dels seus documents. Si mai volem saber la documentació que un particular ens ha donat i aquella que hem eliminat sempre ho podrem saber amb les eines de cercar que dóna el GIAM, i els gestors documentals que hi ha al mercat.

Quin rotllo no?  Moltes gràcies als que heu arribat fins al final i fins la propera.