Breu crònica de la Jornada de debat sobre els models de suport a l’Administració local en matèria de gestió documental i arxiu

El passat 24 de maig va tenir lloc al Pla de Santa Maria (Alt Camp) una jornada sobre els models d’assistència en gestió documental i arxiu a l’Administració local, organitzada pel Consell Comarcal de l’Alt Camp i la Xarxa d’Arxius Comarcals del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya, a la qual vam ser convidats l’Oficina de Patrimoni Cultural per explicar el model de la Xarxa d’Arxius Municipals (XAM).

Està molt bé descentralitzar jornades com aquesta en municipis relativament allunyats de les grans capitals però també és veritat que el tema tractat creiem que es mereixia un tractament, una convocatòria i una ubicació més centrals en l’àmbit territorial català. L’assistència a la jornada d’unes 50 persones al Saló de Plens de l’Ajuntament del Pla de Santa Maria va tenir un caràcter familiar i, fins i tot, entranyable per un tema tan central de la política arxivística catalana.

La jornada es va iniciar amb els models comarcals de gestió documental i arxiu (i transició a l’administració electrònica) de l’Alt Camp (PAL) i La Selva (servei PREST). Des del Consell Comarcal de l’Alt Camp (amb 3 tècnics)  i el seu Arxiu Comarcal (1 tècnic director) es va mostrar un nivell força satisfactori d’assistència als Ajuntaments. A La Selva, amb dos tècnics dedicats a la itinerància als ajuntaments, contractats pel Consell Comarcal, l’Arxiu Comarcal aporta ¼ del cost i la direcció tècnica i, els ajuntaments contracten el servei per hores. La Diputació de Girona hi aporta subvencions, aportacions fixes i la plataforma electrònica.
 
A continuació, es van presentar els models comarcals de gestió d’arxiu (documentació semiactiva i inactiva) amb la participació dels tècnics del Consell Comarcal del Tarragonès, l’Arxiu Històric de Tarragona i l’Arxiu Comarcal de la Conca de Barberà (PRITRA); amb una assistència in situ i en forma de dipòsits.
 
Seguidament, els models supracomarcals de gestió documental i arxiu, amb els casos del Departament de Cultura (aplicació informàtica GOAL) i la XAM per part de la Diputació de Barcelona.
 
I per la tarda, s’havien de presentar els models supracomarcals d’administració electrònica Diputació de Tarragona (plataforma ACTIO) i del CAOC (model metodològic d’e-SET) però per una incidència sobtada només es va poder comptar amb la participació del segon.
 
Les diferents taules van ser completades amb debats molt tímids pel fòrum d’assistents i la limitació de temps.
 
La jornada va finalitzar amb unes conclusions provisionals, per part dels organitzadors:
 
1)La situació actual evidencia molts actors poc coordinats en el suport als ajuntaments de menys de 10.000 habitants, en matèria de gestió documental i arxiu.
2)És essencial atendre als ajuntaments petits i mitjans amb dificultats per endegar l’administració digital.
3)El marc normatiu caldrà que s’adapti a les necessitats dels ajuntaments i de la realitat territorial.
4)Manca de colideratge, coordinació i responsabilitat en matèria de gestió documental i arxiu, per part de totes les administracions implicades: Generalitat de Catalunya, Diputacions, AOC, Consells Comarcals i Ajuntaments.
5)Cal atendre l’administració digital i s’apunta el dipòsit de la documentació històrica dels ajuntaments de menys de 10.000 habitants.
 
En definitiva, la jornada va evidenciar l’existència d’uns models d’assistència i cooperació força reeixits en general, però molt desiguals en la seva implantació i el seu impacte territorial. Amb la sensació final, que som un país amb molts nivells d’administració i una política general arxivística que encara no té una visió detallada i de conjunt, alhora, per articular el concepte de gestió documental i arxiu -que ja va quedar definit en la Llei 10/2001 d’arxius i gestió de documents- i, que a sobre ens trobem amb una implantació de l’administració digital complexa en la realitat territorial diversa existent.
 

Podeu veure el programa de la Jornada: PROGRAMA - Jornada de debat (jornadesarxius.cat) [3]