Tipus documentals: resultat final

Des del juny de l’any 2017 uns quants arxivers i gestors de documents han format el grup d’usuaris de productes tecnològics de gestió documental i arxiu de l’empresa GD-MEANA. Ho han fet amb un doble objectiu: millorar les eines que ofereix l’empresa proveïdora en gestió documental per tal d’aplicar-ho a les diferents administracions dels integrants del grup i, de manera paral·lela, desenvolupar o millorar eines de e-administració per aportar-les com a estàndards al col·lectiu d’arxivers i gestors documentals.[1]

En aquesta línia i davant la necessitat d’integrar en els aplicatius de l’empresa el quadre de tipologies documentals, s’ha analitzat el Catàleg de tipus documentals que té publicat la Generalitat de Catalunya. L’anàlisi ha consistit en estudiar la manera com es va confegir el catàleg, detectar els tipus documentals que eren d’aplicació en l’àmbit de l’Administració Local, i detectar les possibles mancances en el catàleg de tipus publicat per la Generalitat de Catalunya (http://cultura.gencat.cat/ca/detall/Noticies/Noticia_QTD [5], consulta 23/02/2018). Un cop feta aquesta anàlisi el document s’ha posat a disposició dels arxivers de la Xarxa d’Arxius Municipals (XAM) per tal que hi aportin el que creguessin oportú.

Aquest document és, doncs, el resultat final de l’exercici. Procurant seguir la línia del catàleg original, s’han identificat 220 tipus documentals, dels quals 211 són d’ús freqüent en l’Administració Local. Dels 220 tipus documentals totals, 21 han estat afegits pels integrants del grup. Per no provocar conflictes dins de la numeració correlativa atorgada per la Generalitat a cada tipus, les noves propostes s’han numerat dins del lloc on els correspon a partir del número 900, a l’espera que la Generalitat de Catalunya els doni el número definitiu.

Als 21 tipus afegits s’hi ha redactat la descripció per entendre l’àmbit que abasten, seguint els mateixos criteris marcats per la Generalitat de Catalunya. També s’ha procurat no repetir els noms dels tipus encara que es donin en categories diferents (per exemple, el ‘TD03-014’-‘contracte de treball’, que genera l’administració s’ha distingit del ‘TD20-909’-‘contracte de treball de tercers’, que s’ha afegit per aquells contractes que aporten els ciutadans i que la Norma Tècnica d’Interoperabilitat situa en el ‘TD20’-‘altres incautats’). La inclusió de nous tipus també ha suposat extreure de la definició d’alguns ja existents part dels conceptes que expressava (per exemple a la definició ‘Títol’, s’ha tret de la nota explicativa el concepte de ‘títol de família nombrosa’, que ara consta d’una nova entrada).

L’estructura del catàleg és la mateixa que la del fitxer “20160331_Quadre-de-Tipus-Documentals-v.02” de la Generalitat de Catalunya, amb la diferència que s’hi han afegit dues columnes: la de “Productor”, per determinar l’autoria de l’entrada, i la de “Àmbit d’aplicació”, per determinar les que són d’aplicació més freqüent en l’Administració Local.

L’Oficina de Patrimoni Cultural assumeix aquests tipus com a model a aplicar als arxius del Programa de manteniment i procurarà que les noves entrades proposades siguin incloses dins el catàleg de la Generalitat de Catalunya. També s’exploraran mecanismes per garantir el manteniment i actualització del catàleg de tipus documental.

Barcelona, 23 de febrer de 2018

[1] Es tracta dels tècnics dels arxius de Bigues i Riells, Caldes de Montbui, el Consell Comarcal Vallès Occidental, El Prat de Llobregat, L’Hospitalet de Llobregat,  La Garriga, Manlleu, Salou, Sant Cugat del Vallès, Tona, Vic, i l’Oficina de Patrimoni Cultural de la Diputació de Barcelona, que utilitzen els aplicatius de l’empresa GD-Meana.

20180212_quadre-de-tipus-documentals-v.03_administraciolocal_definitiu.xlsx (73.12 KB)

[6]