FONS I COL·LECCIONS
FONS I COL·LECCIONS
Tots els arxiu de la xarxa disposem de fons documentals i col·leccions que ens han estat donades en un moment o altres de la història de l’arxiu. Les entrades i la manera de classificar-los durant aquests anys no han estat possiblement sempre iguals.
A l’Arxiu de Sant Just per incorporar aquests fons al GIAM i alhora poder contestar l’enquesta de Diputació que agrupa (Fons i col·leccions) -no com la de la Generalitat que separa FONS i COL·LECCIONS- vam crear el codi 300 després del 200 que inclou els Fons públics no municipals.
De vegades les col·leccions de documents que un particular ens fa arribar poden estar constituïdes per 3 estampes de comunió per ex., o per un exemplar de la revista que editaven a la seva escola, o per la correspondència de l’avi mentre era al front, o les escriptures guardades durant anys per aquella persona... Què us he d’explicar que no sapigueu.
D’entrada hi ha documents que serien del FONS PERSONAL del donador, creats per ell o per algú de la seva família –ja seria un FONS PATRIMONIAL- i un seguit de documents que ens dóna a l’arxiu que no ha creat ell, que simplement ha RECOLLIT, en alguns casos sense crear una col·lecció ad hoc, com il faut... hi ha usuaris recollidors de mena que t’ho porten tot, i diuen “fes el que vulguis”. Ja fa temps que generalment optem per “reconduir” aquests documents recollits pel donador que no ha creat ni ell ni la seva família cap al fons del productor. Ex. Si un usuari em porta publicitat comercial d’una botiga de la població, la situaria dins d’un Col·lecció que anomenem publicitat comercial fent constar sempre la procedència i el donador, en el moment de realitzar el registre. Si en aquesta documentació “recollida” pel particular hi localitzem revistes, o llibres de comptes d’una entitat de la qual ell n’ha format part o bé com a membre de junta o com a soci, ho redirigim al FONS o COL·LECCIÓ de documents que tenim d’aquesta entitat, fent constar sempre alhora de fer el registre la seva procedència.
Aquesta manera de fer, ara ens genera dubtes. Ho estem fent bé? Vosaltres a casa vostra ho feu de la mateixa manera?
Fer-ho així ens permet eliminar l’exemplar d’una revista, un recordatori de bateig, un tríptic promocional, una memòria anual, etc. Que podríem tenir a 6 fons/col·leccions personals o d’entitats que ens han fet donació dels seus documents. Si mai volem saber la documentació que un particular ens ha donat i aquella que hem eliminat sempre ho podrem saber amb les eines de cercar que dóna el GIAM, i els gestors documentals que hi ha al mercat.
Quin rotllo no? Moltes gràcies als que heu arribat fins al final i fins la propera.
- 6468 lectures
1 comentari
Bon dia!
El que planteges és un tema que ens passa a tots. Segurament, el concepte de "col·leccions" ens ve del món de la biblioteconomia que es centra més en l'objecte i no es preocupa gaire de la procedència. Jo crec que hem d'organitzar la documentació en fons i a dins de cadascun dels fons, com una "sèrie" més, hi hem de col·locar les diferents "col·leccions". Per a mi els cartells tindrien categoria de "sèrie", com les fotografies, etc. Anem a casos concrets. Per exemple, a Malgrat tenim el fons del Centre Parroquial. Dins d'aquest fons, hi ha una bona col·lecció de cartells. Dins del quadre de classificació del centre parroquial faig constar explícitament els cartells.
En el fons de l'ajuntament de Malgrat, també n'hi ha de cartells. Potser algun de repetit, segurament. Però cal donar-los el mateix tractament que fem amb les fotografies. Oi que en les fotografies distingim el fons a què pertanyen? Oi que ens podem trobar la mateixa imatge en diferents fons, i que així ho fem constar? Doncs hauria de ser el mateix en aquest cas dels cartells.
En el cas de fons personals, la dinàmica hauria de ser la mateixa. No es tracta només que una persona hagi generat o no una documentació, que sí, sinó que també hauríem de considerar allò que hagi recollit, en funció de la seva pròpia activitat, relacions, etc. Imaginem-nos la biblioteca d'un determinat senyor, d'un senyor famós. Treuríem els llibres del seu fons? Segurament serà rellevant saber que formen part de la seva biblioteca, no? Si un personatge s'ha dedicat a guardar posem per cas, entrades de teatre dels anys 20 del segle passat, no ho hem de respectar? I si ha guardat una col·lecció de postaletes de cinema? No hem de fer el mateix?
El problema crec que el tenim no en els fons personals ben estructurats que pertanyen a persones rellevants dins del nostre municipi, sinó en aquelles donacions de particulars que no ens atrevim a donar-los la categoria de fons. Estrictament, si una persona et dona dos cartells, tres llibres, un carnet de soci d'una entitat associativa de principis del segle XX i tres fotografies, hauríem d'entrar-lo en el nostre quadre de fons com un fons més?
Jo no he trobat una solució satisfactòria a aquest problema. Parlant-ne amb en Quim Davan, de l'Arxiu de Lloret, li vaig copiar la idea, tot i que, com veureu, no és gens satisfactòria. Dins del meu quadre de fons, els fons personals van del 501 al 599. He creat un grup per a tots aquests casos que comentava, etiquetant-lo com a "Personals diversos" (Totalment d'acord, això de diversos és anti-arxivístic!). I dins d'aquesta categoria hi vaig afegint les cosetes que em va donant la gent (fotografies, cartells, llibres, documents solts), agrupades per qui me les ha donat. Per exemple: 590.001 Fulanito de tal, 590.002 Pepito tal, etc.
Més d'un cop m'he trobat que una persona primer ens dona una coseta, i al cap d'un temps ens en dóna molt més. Aleshores vaig afegint els documents a la llista. Incorporar aquestes donacions dins del quadre de fons, encara que sigui a segon nivell, em permet tenir a tothom controlat. És possible que hi hagi revistes repetides? Sí, no dic pas que no. Però l'experiència també em demostra que si una persona confia en tu per donar-te un petitesa (que per ell és molt important) si li dius que no segurament ja no tornarà.
Evidentment, també s'ha de saber dir que no. És possible que una persona et porti una còpia en paper d'una fotografia de la qual tu tens l'original. Li has de poder dir que tu ja tens l'original. Una altra cosa és la gent que no sap què fer amb els llibres que té a casa. En això intento no acceptar-ho, dient que l'arxiu és municipal, i que prioritza el que tingui a veure amb el municipi.
Com veus Jordi, encara m'enrotllo més que tu!
Vaja, espero haver estat útil