Comunitat de la Xarxa d'Arxius Municipals

En el marc del confinament imposat aquests darrers mesos per la pandèmia de la COVID-19, l’accessibilitat física als arxius s’ha vist totalment afectada i la relació amb els usuaris ha hagut de restringir-se a la utilització de recursos telemàtics. És per aquest motiu que des de l’Oficina de Patrimoni Cultura hem realitzat aquesta Guia de Recursos Digitals dels Arxius de la Central de Serveis Tècnics per analitzar els diversos instruments digitals que actualment s’ofereixen. Aquesta eina, oberta als suggeriments i esmenes a l’adreça o.patrimonic@diba.cat , mostra el panorama actual de presència digital d’aquests arxius, convidant-nos a reflexionar sobre les nostres capacitats per assumir una situació com la viscuda i en l’aplicació dels actuals protocols de desconfinament, així com el nivell d’adaptació general als requisits d’accés i transparència derivats de les obligacions imposades pel marc legislatiu.

L’anàlisi dels portals web dels 86 arxius de la CST han donat com a resultat un total de 592 registres de fins a 74 tipologies de recursos digitals. Per fer més aclaridors els resultats, s’han ordenat en sis grans grups segons aquests objectius: gestió, descripció, activitats, formació, comunicació i equipaments. Aquests s’estructuren, resumidament, segons si es refereixen a la gestió de les funcions dels arxius, metodologia de treball i normativa aplicada; als instruments de descripció de la documentació custodiada; a activitats de difusió del patrimoni documental i les funcions arxivístiques; a materials de formació i recursos per a la investigació i la recerca; a mitjans de comunicació i canals d’informació públics i, finalment, a aquells relatius a les instal·lacions dels equipaments. En alguns casos aquestes tipologies poden ser transversals i un mateix recurs podria encabir-se en més d’un grup, havent-los relacionat amb el grup més definitori per la forma en què es presentaven.

Les 74 tipologies de recursos estan indexades en el primer full amb el nombre de registres consignats de cadascuna i un acrònim singularitzat. El full principal, on apareixen totes les dades, s’estructura amb el nom de l’arxiu, adreces electròniques i dels webs, seguida de la relació dels recursos descrits a partir de l’acrònim corresponent i un enllaç que els dirigeix. Un camp d’observacions indica algunes particularitats ressenyables. Aquesta mateixa informació ha estat ordenada en un altre full d’acord amb la relació de cada recurs amb els arxius municipals que els ofereixen, facilitant la comparació entre els mateixos segons les diverses formes en què han estat elaborats i són presentats a cada municipi, així com un conjunt de gràfics on s’assenyalen els percentatges de cada grup i els recursos més presents.

En aquest sentit, val la pena destacar com la major part dels recursos digitals (62%) pertanyen als grups de gestió de l’Arxiu i instruments de descripció, amb volums gairebé equitatius entre tots dos. Aquesta major presència, sens dubte, respon a les necessitats derivades per la Llei 19/2014 de transparència, accés a la informació pública i bon govern, que ha obligat les administracions a establir mecanismes per facilitar l’accés dels ciutadans a la documentació pública per mitjans electrònics; així com a la Llei 20/2015 que modifica la Llei 10/2001 d’arxius i gestió de documents, per adaptar-la a l’anterior pel que fa als seus articles referents a la “publicitat activa i transparència”. No és d’estranyar que els recursos més habituals siguin els Quadres de Fons i Quadres de Classificació, Reglaments, Cartes de Serveis, Registres d’eliminació i condicions de consulta i reproducció, així com la presència de recursos més específics com els relatius a compromisos d’accés i transparència.